Obbligo di digitalizzazione del ciclo passivo: la svolta della Regione Emilia-Romagna con il sistema NoTI-ER
La digitalizzazione del ciclo passivo è un obbligo concreto. Non è più una prospettiva futura.
Con la delibera n. 287/2015, la Regione Emilia-Romagna ha introdotto l’obbligo di ricezione degli ordini elettronici e di invio dei DDT elettronici. L’obbligo riguarda i fornitori delle Aziende del Sistema Sanitario Regionale. Il sistema di riferimento è NoTI-ER, il nodo telematico per la dematerializzazione del ciclo passivo.
Il ruolo di NoTI-ER e dello standard PEPPOL
La piattaforma è gestita da Intercent-ER. Consente lo scambio digitale di ordini, documenti di trasporto e fatture. Lo scambio avviene secondo le specifiche europee PEPPOL. Questo garantisce interoperabilità, sicurezza e tracciabilità tra Pubblica Amministrazione e operatori economici. Il DDT deve essere trasmesso tramite un Access Point certificato PEPPOL. Il documento deve essere compilato correttamente in formato XML.
Perché la corretta compilazione è strategica
La compilazione del DDT elettronico non è un semplice adempimento tecnico. Incide direttamente sui tempi di controllo e di liquidazione delle fatture.
Il sistema consente la riconciliazione automatica tra ordine, DDT e fattura. Quando i dati sono coerenti, il processo diventa rapido e lineare. Quando invece sono presenti errori, si generano blocchi e richieste di chiarimento. Questo comporta ritardi nei pagamenti e maggiori attività amministrative.
La “tripletta” dell’ordine
Uno degli elementi più delicati è la cosiddetta tripletta. È composta dal numero d’ordine, dalla data dell’ordine e dall’EndPointID del cliente. Questi tre dati permettono l’aggancio univoco tra DDT e ordine elettronico.
Un’errata valorizzazione impedisce la corretta riconciliazione automatica. Anche il numero della riga d’ordine deve corrispondere esattamente a quello indicato nell’ordine. La coerenza tra riga d’ordine e DDT è essenziale per il carico del materiale.
Codici articolo e tracciabilità
Il codice articolo del fornitore deve coincidere con quello comunicato in fase contrattuale. Ogni riga del DDT deve identificare chiaramente il prodotto consegnato.
Per i farmaci, il riferimento deve contenere il codice AIC rilasciato da Agenzia Italiana del Farmaco. Il codice deve essere valorizzato secondo le specifiche tecniche previste.
Per i dispositivi medici occorre indicare correttamente codice UDI, lotto, numero seriale e scadenza, quando applicabili. Questi dati sono fondamentali per la tracciabilità sanitaria.
Unità di misura e coerenza logistica
Le unità di misura devono rispettare le codifiche internazionali previste dagli standard UN/ECE. Questo è particolarmente importante quando ordine e DDT utilizzano unità differenti. Una corretta indicazione consente la conversione automatica in fase di carico. Errori in questa fase possono generare disallineamenti contabili e logistici.
Benefici amministrativi e ambientali
La dematerializzazione riduce l’uso della carta e migliora la tracciabilità documentale. Diminuisce anche il rischio di errori manuali durante la registrazione dei dati. Questo comporta meno contestazioni e maggiore efficienza amministrativa. Un DDT elettronico corretto accelera i controlli e riduce i tempi di incasso. In un contesto sanitario complesso, questo aspetto è particolarmente rilevante.
Un investimento organizzativo
L’adeguamento non deve essere visto solo come un obbligo contrattuale. È un investimento nella qualità dei processi interni. Le imprese che strutturano correttamente i flussi digitali migliorano affidabilità e reputazione. La digitalizzazione del ciclo passivo sta ridefinendo il rapporto tra Pubblica Amministrazione e fornitori.
La vera domanda oggi non è se adeguarsi. La domanda è quanto il proprio sistema gestionale sia pronto a gestire correttamente l’intero processo tra ordine, DDT e fattura.
Conclusioni
L’adozione corretta del DDT elettronico tramite NoTI-ER non è solo un obbligo introdotto dalla Regione Emilia-Romagna. È un passaggio strategico che migliora efficienza, riduce errori e accelera i tempi di pagamento.
Adeguare i propri processi oggi significa lavorare in modo più strutturato, sicuro e competitivo domani.
Credit System, grazie alla presenza quotidiana negli Enti e al contatto giornaliero con i responsabili degli stessi, supporta le società fornitrici nella gestione dei crediti vantati nei confronti della Pubblica Amministrazione e degli Enti Convenzionati, velocizzando attraverso una puntuale attività di Auditing tutti i processi amministrativi previsti per la liquidazione delle fatture, accelerando quindi i conseguenti pagamenti, grazie ad una costante attività di Collection.
